Mit einem Formular können Sie Daten und Informationen von beispielsweise Kunden, Mitarbeitern und Partnern einsammeln. Mit nur einem Klick lassen sich einmal in Paperless angelegte Formulare in beliebige Kanäle wie Webseiten, native Applikationen und mobile Apps einbinden. Ebenso können Paperless Formulare durch QR-Codes oder bspw. via API gestartet werden. So lässt sich das zentral verwaltete Formular über alle Medien hinweg nutzen.

Unterschied zwischen Dokument und Formular

Ein Dokument muss aktiv an vorher festgelegte Empfänger versendet werden. Haben alle Beteiligten das Dokument ausgefüllt und/oder unterschrieben, ist der Dokumentenprozess abgeschlossen. Ein Formular hingegen wird veröffentlicht und ist dann per Link erreichbar. Jeder, der Zugriff auf den Link hat, kann das Formular ausfüllen und/oder unterschreiben. Solange das Formular veröffentlicht ist, kann es je nach Einstellung von beliebig vielen Personen ausgefüllt und/oder unterschrieben werden.

Wie erstelle ich ein Formular?

Sie erstellen ein Formular, indem Sie auf “Formular” auf der linken Seite klicken und anschließend oben rechts auf “Formular erstellen”.

Im nächsten Schritt legen Sie den Namen des Formulars fest.

Empfänger hinzufügen

Primäre Ausfüller wird automatisch hinzugefügt (muss E-Mail angeben), weitere können angelegt werden, diese müssen vorbelegt werden.

Die verschiedenen Rollen eines Ausfüllers legen fest, welche Bearbeitungsrechte er im jeweiligen Formular haben wird. So kann der Ausfüller mit der Rolle Ausfüllen und Unterschreiben Felder im Formular ausfüllen und dieses anschließend unterschreiben, während der Ausfüller mit der Rolle Betrachten das Formular lediglich ansehen kann.

Felder zuweisen

Wenn Sie Formularfelder einfügen, können Sie direkt festlegen, wer diese Felder auszufüllen hat.

Sie können auch bei bestehenden Formularfeldern den Ausfüller noch nachträglich verändern.

Formular gestalten

Erfahren Sie alles über die Gestaltungsmöglichkeiten und Felder hier.