Um einen Formularprozess starten zu können, müssen zunächst der "Name" und die "E-Mail-Adresse" angegeben werden. Da diese Angaben häufig auch im eigentlichen Formular erneut abgefragt werden, kommt es oft dazu, dass Ausfüller die Informationen doppelt eingeben müssen.
Damit die zu Beginn erfassten Daten automatisch in das Formular übernommen werden, sind einige Schritte erforderlich:
1. Empfänger und Rollenbezeichnung anpassen
Zunächst auf Empfänger klicken. Anschließend die Rollenbezeichnung so anpassen, dass sie aus einem einzigen Wort besteht und keine Sonderzeichen enthält. Geeignete Beispiele sind etwa Kunde, Mitarbeiter, Ausfüller oder Antragsteller.
2. Regel für die automatische Übernahme erstellen
Im Editor zu dem Punkt „Regeln“ navigieren und anschließend das Plus-Symbol auswählen, um eine neue Regel hinzuzufügen. Im Feld „Name“ den Begriff eintragen, der übernommen werden soll, zum Beispiel name oder email.
3. Regel formulieren
Im nächsten Schritt wird die Regel formuliert. In unserem Beispiel haben wir im vorherigen Schritt die Rollenbezeichnung "Mitarbeiter" festgelegt. Dementsprechend lauten die Regeln wie folgt:
Beispiel 1 für Name:
participants.Mitarbeiter.name
Beispiel 2 für E-Mail:
participants.Mitarbeiter.email
4. Variable ins Formular einfügen
An der gewünschten Stelle im Formular, an der der Name oder die E-Mail-Adresse automatisch angezeigt werden soll, die Regel als Variable einfügen.
Nach Abschluss aller Schritte werden die zu Beginn eingegebenen Daten – wie Name und E-Mail-Adresse – automatisch an den vorgesehenen Stellen im Formular angezeigt. Diese Felder müssen nicht mehr manuell ausgefüllt werden, da die Informationen direkt aus der Startmaske übernommen werden. Dadurch wird Zeit gespart und Tippfehler vermieden.
Beispielansicht mit übernommenem Namen in der Ausfülloberfläche:
