In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie in der Prozess-Engine Empfänger für E-Mails und Dokumente dynamisch aus vorherigen Dokumenten / Formularen übernehmen können.

Mögliche Anwendungsfälle

Stellen Sie sich folgenden Prozess vor:

1. Eine Person (Antragsteller) füllt ein Formular aus und gibt seinen direkten Vorgesetzten an

2. Der Antragsteller erhält automatisch eine individuelle Abschluss-Mail

3. Der im Formular angegebene Vorgesetzte erhält das Folgedokument zur Sigantur

In den folgenden Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie sowohl den Antragsteller dynamisch setzen können als auch den im Formular angegebenen Vorgesetzten.

💡 Dynamische Inhalte werden mittels JavaScript definiert. Diese Möglichkeit lässt sich mit einem Klick auf das Code-Zeichen </> aktivieren.

Variante 1: Mail an den Antragsteller senden

Empfänger-E-Mail konfigurieren

Verwenden Sie den folgenden Code, um auf die E-Mail Adresse des Antragstellers zuzugreifen:

nodes.start.participants["Antragsteller"].email

Erklärung des Codes

• nodes.start – greift auf das Startformular des Prozesses zu

• .participants["Antragsteller"] – spricht den Teilnehmer mit diesem Namen an. "Antragsteller" ist die Rollenbezeichnung des Empfängers in den Formular-Einstellungen.

• .email – gibt die E-Mail-Adresse dieses Empfängers zurück

💡Enthält der Empfängername ein Leerzeichen (wie „Primärer Ausfüller") muss zwingend die oben genannte Schreibweise mit ["..."] verwendet werden.
Bei Namen ohne Leerzeichen (z. B. Antragsteller) funktioniert auch die Punkt-Notation: nodes.start.participants.antragsteller.email

Anschließend können Sie Betreff und Nachrichtentext frei gestalten.

Variante 2: E-Mail Adresse aus einem Formularfeld übernehmen

Wenn das Dokument an eine Person gesendet werden soll, deren Daten im Formular eingetragen wurden, definieren Sie die Teilnehmer über ein JavaScript-Objekt im Dokument hinzufügen-Node.

Voraussetzung: Felder im Formular anlegen

Erstellen Sie im Formular zwei Texteingabe-Felder für den Namen des Empfängers und die E-Mail Adresse des Empfängers.

Code-Beispiel:

Im Dokument hinzufügen-Node finden Sie unter Empfänger bereits einen Beispiel Code, den Sie wie folgt anpassen müssen, um den Empfänger "Vorgesetzter" im Dokuments mit den Daten aus dem Formular zu befüllen:

const participants = {
  Vorgesetzter: {
    name: nodes.start.blocks.empfaenger_name.value,
    email: nodes.start.blocks.empfaenger_email.value,
    receive_submission_completed_mail: false,
    dispatch_strategy: "email"
  }
}

participants;

Erklärung der Parameter:

• Vorgesetzter: Der Name der Rolle, die im Template hinterlegt ist.

• name / email: Hier greifen wir mit nodes.start.blocks.[slug].value auf die Eingaben aus dem vorherigen Formular zu.

• dispatch_strategy: Legt fest, dass das Dokument per E-Mail versendet wird.